Algemene voorwaarden voor elektronische communicatie met de stad Bocholt

Status 01 februari 2023

Het gemeentebestuur van Bocholt biedt de mogelijkheid van elektronische communicatie via e-mail, De-Mail en beBPo, evenals via online procedures en formulieren.

Beveiliging e-mail

Onversleutelde e-mails kunnen onderweg via het internet door derden worden onderschept en gelezen of gewijzigd.

Vertrouwelijke gegevens mogen daarom nooit per onversleutelde e-mail worden verstuurd!

Versleutelde e-mails

Versleutelde e-mails kunnen naar het stadsbestuur worden gestuurd via het centrale adres stadtverwaltung(at)bocholt(dot)de. Het publieke certificaat dat nodig is voor encryptie kan hier worden gedownload als p7s en hier als .cer.

De-Mail

De stad Bocholt kan ook worden gecontacteerd via De-Mail. Met De-Mail kunnen e-mails en bestandsbijlagen versleuteld en geauthenticeerd worden verzonden. Volgens de bepalingen van de wet op de e-overheid vervangt een door de afzender bevestigde De-Mail sinds 1 juli 2014 de schriftelijke vorm.

Het centrale inboxadres is:

stadtverwaltung(at)bocholt.de-mail(dot)de

Online procedures en formulieren

De uitwisseling van gegevens via online procedures en formulieren die worden aangeboden op www.bocholt.de is altijd versleuteld.

Formuliervrije processen

Processen die geen handgeschreven handtekening vereisen in correspondentie kunnen worden ingediend via alle bovengenoemde toegangspunten.

Formele processen

Processen die een handgeschreven handtekening vereisen in correspondentie kunnen, tenzij anders bepaald door de wet, schriftelijk worden ingediend door

• als PDF met een gekwalificeerde elektronische handtekening in overeenstemming met artikel 3 nr. 12 van Verordening (EU) nr. 910/2014 (eIDAS-verordening) en verzonden per e-mail of De-Mail, of
• door verzending per De-Mail met de verzendoptie conform artikel 5 lid 5 De-Mail-G (afzenderbevestigde De-Mail).
• worden verzonden via toegang tot de elektronische rechtbank en administratie mailbox (EGVP) met een gekwalificeerde elektronische handtekening naar de speciale elektronische overheidsinstantie mailbox (beBPo) van de deelstaathoofdstad Düsseldorf.
• via een speciale elektronische postbus met een gekwalificeerde elektronische handtekening naar de beBPo van de hoofdstad van de deelstaat Düsseldorf worden gestuurd.

Als ingediende documenten niet kunnen worden verwerkt door het stadsbestuur, wordt u hierover geïnformeerd. In dit geval worden wettelijke termijnen niet in werking gesteld of nageleefd. Het stadsbestuur zal trachten u te antwoorden via dezelfde methode die u hebt gebruikt om contact op te nemen met het stadsbestuur. Als een antwoord langs elektronische weg om technische of wettelijke redenen onmogelijk is, zal het antwoord schriftelijk worden gegeven.

Daarom moet in formele procedures die elektronisch worden ingediend altijd een postadres worden vermeld.

Houd er ook rekening mee dat gescande documenten die oorspronkelijk op papier zijn ingediend, slechts kopieën zijn en niet in de plaats komen van de noodzaak om de originele documenten op te sturen.

Speciale elektronische brievenbus voor overheidsinstanties (beBPo)

Als beveiligd transmissiekanaal voor elektronische juridische transacties met rechtbanken en wetshandhavingsinstanties stelt de stad Bocholt een speciale elektronische postbus ter beschikking.

Het postbusadres voor de algemene speciale elektronische postbus van het stadsbestuur van Bocholt vindt u in de SAFE-directory onder de naam "Stadt Bocholt-Allgemein". Andere sub-mailboxen vindt u ook in de SAFE-directory als u zoekt op "Stadt Bocholt".

Bestandsformaten

Als u bestandsbijlagen naar de stad Bocholt stuurt, moet u er rekening mee houden dat de stad Bocholt niet alle op de markt gangbare bestandsformaten en toepassingen kan ondersteunen. De volgende gangbare bestandsformaten worden momenteel ondersteund:

• ASCII en rijke tekstbestanden
• JPEG, PNG, GIF en BMP grafische bestanden
• PDF
• Microsoft Word, Excel, PowerPoint zolang deze geen macro's of ingesloten objecten bevatten

Stuur bijlagen als PDF-bestanden, indien mogelijk!

Bestanden die gecodeerd zijn met een wachtwoord of bestanden die zelf uitvoerbaar zijn of uitvoerbare componenten bevatten, worden niet aanvaard.

Bovendien worden mediabestanden (MP3 /MP4 en gangbare videoformaten) geblokkeerd.

Mailgrootte / gegevensvolume

De totale omvang van e-mails aan het stadsbestuur, inclusief alle bijlagen, is beperkt tot 50 MB.

De totale grootte van de-mails is beperkt tot 10 MB.

Neem voor grotere hoeveelheden over te dragen gegevens contact op met onze medewerkers. In deze gevallen kan een uploadmogelijkheid worden geboden via de cloud van de stad Bocholt.